ProjectGA
Il nostro software per la gestione degli archivi dei documenti
Se ti occupi di gestire l’archivio dei documenti cartacei dei tuoi clienti, allora questo è il software che fa per te.
Documenti assicurativi e bancari, cartelle cliniche e qualsiasi altro documento che necessita di essere conservato per lungo tempo, possono essere mantenuti in archivio e messi a disposizione dei tuoi clienti tramite una semplice interfaccia web.Unità di Archiviazione
Le Unità di Archiviazione (UDA) rappresentano le scatole che contengono i documenti archiviati. Ciascuna UDA è identificata da un barcode che viene preventivamente prodotto dal programma e può essere facilmente rintracciata grazie al campo Posizione che ne rappresenta l’ubicazione nel magazzino (fila, campata, piano ecc.). Il campo Stato indica se l’UDA si trova fisicamente in magazzino oppure in consultazione presso il cliente. E’ possibile visualizzare tutti i movimenti dell’UDA con data, ora e utente che ha eseguito l’operazione.
Folders
Normalmente le UDA sono organizzate in Folders, ovvero cartelle o faldoni che contengono a loro volta i documenti. Ciascun Folder è associato alla propria UDA di appartenenza e viene identificato da un barcode, sempre prodotto e stampato dal programma. Il cliente potrà richiedere, di volta in volta, la consultazione dell’intera UDA oppure del singolo Folder. Come per l’UDA, il campo Stato indica se il Folder si trova fisicamente in magazzino oppure in consultazione presso il cliente. E’ possibile visualizzare tutti i movimenti del singolo Folder con data, ora e utente che ha eseguito l’operazione.
Richiesta di Archiviazione
Il processo di archiviazione inizia con la stampa dei barcode delle UDA e dei Folders. Il cliente procede con l’etichettatura e, una volta che avrà preparato una o più scatole, tramite una semplice interfaccia invia la richiesta di archiviazione. Una mail con la richiesta ti verrà inviata dal programma e potrai procedere con il ritiro presso la sede indicata. Se richiesto, al ricevimento delle UDA potrai procedere con la verifica puntuale di tutti i barcode ricevuti, evidenziando eventuali errori.
Richiesta di Consultazione
Il cliente potrà cercare nell’archivio i documenti di cui ha bisogno, ed una volta trovati potrà richiederne la consultazione. Una mail con la richiesta ti verrà inviata dal programma e potrai procedere con il picking e la preparazione della spedizione. La richiesta di consultazione potrà riguardare singoli Folders o intere UDA.
Richiesta di Restituzione
Terminata la consultazione, Il cliente procederà con la richiesta di restituzione. Una mail con la richiesta ti verrà inviata dal programma e potrai procedere con il ritiro presso la sede indicata.
Se richiesto, al ricevimento delle UDA potrai procedere con la verifica puntuale di tutti i barcode ricevuti, evidenziando eventuali errori.
Richiesta di Distruzione
Terminato il periodo di conservazione richiesto, il cliente potrà richiedere la distruzione dei documenti. Una mail con la richiesta ti verrà inviata dal programma e potrai procedere con il prelievo e la distruzione delle UDA indicate dal cliente.
Funzionalità Amministrative
Gli amministratori potranno creare nuovi utenti, aree e tipi documento. Potranno associare utenti ed aree per fare in modo che ciascun utente possa operare solamente nella propria area di competenza; potranno inoltre collegare aree e tipi documento per consentire solamente determinati documenti per ciascuna area.
- Gestione Utenti
- Gestione Aree
- Utenti per Aree
- Gestione Mandanti
- Gestione Tipo Documento
- Tipi documento per Aree